TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ
1. Johdanto
Tietosuoja tarkoittaa henkilön, jonka tietoja käsitellään, oikeuksien toteutumista henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojan tarkoituksena on osoittaa, milloin ja millä edellytyksillä henkilötietoja voidaan käsitellä. Henkilötieto puolestaan tarkoittaa tietoja, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön.
Notarec Oy:n (”me”) toiminnan kannalta on välttämätöntä käsitellä henkilötietoja. Noudatamme menettelytapoja ja prosesseja, joilla suojataan henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Tämä tietosuojakäytäntö sisältää tietojen keräämisen perusteet ja sen, mihin kerättyjä tietoja käytetään. Esimerkkejä sovellustilanteista ovat palveluidemme tarjoaminen. Tietosuojakäytäntöä sovelletaan myös työntekijöidemme ja työnhakijoiden sekä muiden yhteistyökumppaniemme henkilöstön henkilötietojen käsittelyyn.
Rekisterinpitäjänä toimii Notarec Oy.
2. Miksi käsittelemme henkilötietoja ja millä perusteella?
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotta:
- potentiaalisille asiakkaille ja nykyisille asiakkaille voidaan markkinoida ja viestiä meidän tai valitsemiemme kolmansien osapuolten palveluista esimerkiksi tiedotteilla, uutiskirjeillä, erilaisilla markkinointikampanjoilla tai kutsuilla tapahtumiin.
- voimme hoitaa sopimuksista johtuvat velvoitteemme niin asiakkaita, työnhakijoita, yhteistyökumppaneita kuin esimerkiksi työntekijöitämmekin kohtaan. Palvelun tarjoamiseen voi sisältyä meille antamiesi tietojen analysointia, jotta voimme ehdottaa sinulle mahdollisimman sopivia työnantajia.
- voimme kehittää palveluitamme ja parantaa palveluidemme käyttökokemusta.
- palveluitamme voidaan hallinnoida.
- voimme ennaltaehkäistä ja tietyissä tilanteissa selvittää mahdollisia väärinkäytöksiä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Pyydämme sinulta tietyissä tilanteissa suostumusta henkilötietojesi käsittelyyn. Näitä tilanteita ovat esimerkiksi evästesuostumus sivustollamme, suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin tai joidenkin erityisryhmiin kuuluvien tietojen käsittely. Suostumuspyyntö sisältää tietoa kyseisten tietojen käsittelystä. Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi.
Kun markkinoimme palveluitamme tai tuotteitamme markkinointikohderyhmiin kuuluville henkilöille, potentiaalisille asiakkaille tai nykyisille asiakkaillemme, käsittelemme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella. Meillä on oikeutettu etu markkinoida palveluitamme ja tuotteitamme eri tavoin. Haluamme tarjota markkinointikohderyhmiin kuuluville henkilöille mahdollisimman kiinnostavaa tietoa ja markkinointia esimerkiksi nettisivuillamme sekä sosiaalisen median kanavissamme. Lisäksi voimme markkinoida meidän tai kolmannen osapuolen palveluita esimerkiksi uutiskirjeillä tai kutsuilla tapahtumiin. Saatamme hyödyntää markkinoinnissamme sosiaalisen median työkaluja, kuten erilaisia kohderyhmiä. Analysoimme sähköpostikampanjoitamme sekä nettisivujemme ja sosiaalisen median kanaviemme toimintaa. Näin pystymme arvioimaan esimerkiksi markkinointikampanjoidemme toimivuutta. Tämä tieto on pohjana liiketoimintamme kehityksessä ja tulevissa markkinointitoimenpiteissä.
Meillä on myös oikeutettu etu kehittää tuotteitamme ja palveluitamme. Liiketoimintaamme liittyvien prosessien ja järjestelmien kehittäminen saattavat perustua henkilötietojen käsittelyyn. Tähän saattaa myös liittyä henkilötietojen käsittelyä väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja selvittämiseen.
Hoitaessamme sopimuksista johtuvat velvoitteemme käsittelemme henkilötietoja sopimuksen, kuten palvelu-, työ- tai toimeksiantosopimuksen perusteella. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme lainsäädännöstä, kuten kirjanpito- ja verolainsäädännöstä, johtuvat velvoitteemme.
3. Mitä tietoja keräämme?
Keräämme tässä tietosuojakäytännössä määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja:
A) Meille antamasi tiedot
Sivustoilla ja palvelussamme kysytään esimerkiksi yhteystietojasi tilatessasi uutiskirjeen, ilmoittautuessasi tapahtumaan, jättäessäsi palautetta tai yhteydenottopyynnön. Kun luot tilin, annat meille vähintään kirjautumistietosi sekä palvelun toimivuuden edellyttämiä tietoja profiilisi luomiseen.
B) Tiedot, joita saamme muilta
Antamiesi tietojen lisäksi saamme sinusta tietoja muilta, kuten esimerkiksi muilta käyttäjiltä heidän ottaessaan yhteyttä sinuun liittyen. Saatamme saada tietoja sinusta kumppaneiltamme, kuten tiedon mainoskampanjamme onnistumisesta silloin, kun mainontaamme julkaistaan esimerkiksi alustoilla.
C) Palveluiden käytöstä havainnoidut ja johdetut tekniset tiedot:
Käytämme erilaisia teknologioita (mukaan lukien evästeitä) kerätäksemme ja säilyttääksemme tietoa sivuston ja sen palveluiden käyttäjistä ja vierailijoista. Eväste on pienimuotoinen tiedontallennusohjelma, jonka tietokoneen selain asentaa käyttäjän tietokoneen kovalevylle. Aina kun käyttäjän selain hakee Sivuston serveriltämme, viesti lähetetään takaisin käyttäjän tietokoneelle. Sivustollamme evästeitä käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
- Välttämätön: Välttämättömät evästeet auttavat tekemään verkkosivustosta käyttökelpoisen sallimalla perustoimintoja kuten sivulla siirtymisen ja sivuston suojattujen alueiden käytön. Verkkosivusto ei toimi kunnolla ilman näitä evästeitä.
- Mieltymykset: Mieltymysevästeiden avulla sivusto tallentaa tietoja, jotka muuttavat sivuston käyttäytymistä ja ulkonäköä, kuten kielivalintoja tai käyttäjän sijainteja.
- Tilastot: Tilastoevästeet auttavat sivuston omistajia ymmärtämään, miten käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa sivustojen kanssa, keräämällä ja raportoimalla tietoja nimettömästi.
- Markkinointi: Markkinointievästeitä käytetään verkkosivustoilla kävijöiden seurantaan. Tarkoituksena on näyttää mainoksia, jotka ovat sopivia ja kiinnostavia yksittäisille käyttäjille, ja siten arvokkaampia julkaisijoille ja kolmansien osapuolten mainostajille.
Evästesuostumuksen ”yksityiskohdat” -välilehdeltä voit lukea lisää kustakin evästeryhmästä ja niiden sisältämistä evästeistä. Evästesuostumuksen ”suostumus” välilehdellä voit hallinnoida evästevalintojasi.
D) Muista lähteistä kerätyt tiedot
Keräämme henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä (esim. väestörekisteri, verohallinnon rekisterit) ja kaupallisilta tiedonvälittäjiltä.
4. Kuinka kauan käyttäjien tietoja säilytetään?
Säilytämme käyttäjien henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan palvelun tarjoamista varten tai lain salliman enimmäisajan.
5. Kenelle voimme jakaa tietojasi?
Konserniyhtiöt
Saatamme jakaa kappaleessa 2 mainituissa tarkoituksissa henkilötietoja oikeutetun edun perusteella samaan konserniin kulloinkin kuuluville yhtiöille.
Yritysjärjestelyt
Mikäli myymme, ostamme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.
Palveluntarjoajat
Siirrämme henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluitamme tämän tietosuojakäytännön määrittelemissä tarkoituksissa. Tällöin palveluntarjoajat käsittelevät tietoja lukuumme.
Oikeudellisista syistä
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.
Kumppanit
Saatamme jakaa tietojasi kumppaneillemme tietyissä tilanteissa. Käyttäessämme esimerkiksi markkinointievästeitä jaamme mainostunnisteen mainoskumppaneillemme, jotta vastaanottamasi mainokset ovat mahdollisimman sopivia ja kiinnostavia sinulle.
6. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi
Automatisoidulla päätöksenteko tarkoittaa päätöstä, joka perustuu automaattiseen käsittelyyn ja jolla on henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Emme käytä toiminnassamme automatisoitua päätöksentekoa.
Profiloinnilla puolestaan tarkoitetaan automaattisesti tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä, johon liittyy esimerkiksi henkilön kiinnostuksen kohteiden tai käyttäytymisen arviointia tai ennakointia. Saatamme käyttää profilointia markkinoinnissamme siten, että pyrimme kohdentamaan sopivimpia ja kiinnostavimpia tuotteita ja palveluita kullekin asiakkaalle.
7. Kansainväliset tietojen siirrot
Pyrimme toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietoja EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluita hyödyntäen.
Palveluita saatetaan kuitenkin joissakin tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevia toimijoita, palveluja ja palvelimia käyttäen. Tällöin henkilötietojasi saatetaan siirtää eri maiden välillä. Tällaiset siirrot voivat sisältää henkilötietojen siirtoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sellaisiin maihin, joiden henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa Suomen lain vaatimuksista. Huolehdimme tällöin henkilötietojen suojan riittävästä tasosta esimerkiksi sopimalla asiasta henkilötietojen käsittelijän kanssa.
8. Tietojen suojaus
Tietoturva varmistetaan asianmukaisilla hallinnollisilla, teknisillä ja fyysisillä suojaustoimilla.
9. Alaikäiset
Tarjoamamme palvelu ei ole suunnattu alaikäisille emmekä erityisesti kerää alaikäisten henkilötietoja. Pyydämme alaikäisiä hankkimaan huoltajan suostumuksen ennen kuin alaikäinen tallentaa henkilötietojaan. Suosittelemme huoltajia säännöllisesti seuraamaan huollettaviensa Internetin ja sivustomme käyttöä.
10. Kolmansien palvelut
Tämä tietosuojakäytäntö soveltuu vain meidän tarjoamaamme palveluun emmekä ole vastuussa muiden sivustojen tietosuojakäytännöistä. Suosittelemme käyttäjää tarkistamaan käyttämiensä sivustojen tietosuojaselosteet.
11. Tietosuojakäytännön muuttaminen
Voimme muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä. Jos tietosuojakäytäntöön tulee muutoksia, ilmoitamme näistä muutoksista aina tässä tietosuojakäytännössä.
12. Sinun oikeutesi
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja yhteystietorekisteriin on talletettu.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Sinulla on oikeus vaatia väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamista tai täydentämistä.
Oikeus vaatia tiedon poistamista
Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme.
Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä
Sinulla on erikseen säädettyjen edellytysten täyttyessä oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.
Oikeus vastustaa tiedon käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettujen etujen toteuttamiseen.
Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit välittää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli tietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Esimerkiksi evästesuostumuksen ”suostumus” välilehdellä voit hallinnoida evästevalintojasi ja halutessasi peruuttaa suostumuksen.
13. Oikeuksiesi käyttäminen
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun. Voimme pyytää lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi varmentamiseksi. Otathan myös huomioon, että toimintaamme liittyy lakisääteisiä velvollisuuksia esimerkiksi tietojen säilyttämiseen liittyen, ja siksi meillä voi olla velvollisuus käsitellä henkilötietojasi, vaikka pyytäisit käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista.
Mikäli koet henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassa olevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen paikalliselle tietosuojavalvontaviranomaiselle.
14. Kehen voin ottaa yhteyttä?
Yhteyttä tietosuojaa koskevissa asioissa voit ottaa asiakaspalveluumme