Moderni rekrytointiprosessi on investointi tulevaisuuteen. Lue ja opi vinkit, vaiheet sekä parhaat käytännöt työnantajalle!
Moderni rekrytointi ja rekrytointiprosessi sisältävät sekä strategista että tavoitteellista tekemistä, joiden ydintavoitteena on houkutella juuri teille sopivat työntekijät kiinnostumaan yrityksestänne sekä valitsemaan teidät työnantajakseen. Onnistumisen kannalta olennaista on se, että rekrytointi nähdään paljon laajempana kokonaisuutena kuin hakuilmoitusten kirjoittamisena ja julkaisemisena tai hakemusten odotteluna.
No, mitäs moderni rekrytointiprosessi sitten pitää sisällään? Esimerkiksi työnantajakuvan kehittämistä, ehdokaskokemuksen parantamista, rekrytointityökalujen hyödyntämistä ja tietenkin erilaisten rekrytointiprosessien (suorahaku, hybridihaku, ilmoitushaku) räätälöintiä sekä yhdistelyä tarpeidenne mukaan. Eikä sovi myöskään unohtaa sitä, että keskiössä ovat aina ihmiset – läpinäkyvyys, läsnäolo sekä molemminpuolinen keskustelu. Hyvin toteutettu rekrytointiprosessi varmistaa, että parhaat osaajat myös pysyvät yrityksessänne pitkällä aikavälillä.
Sisällysluettelo
- Rekrytointiprosessi modernissa työelämässä
- Rekrytoinnin aloittaminen
- Sopivien toimintatapojen valinta
- Toimivan keskustelurungon rakentaminen
- Rekrytointiprosessin päätös
- Yhteenveto
Mitä rekrytointiprosessi tarkoittaa modernissa työelämässä?
Moderni rekrytointiprosessi ei ole enää pelkkää reagointia akuutteihin rekrytointitarpeisiin, se on osa kokonaisvaltaista henkilöstöstrategiaa. Rekrytointeja mietittäessä on hyvä ottaa huomioon:
- Ennakoiva näkökulma: Yritys kartoittaa jo etukäteen, mitä osaamista tarvitaan tulevaisuudessa.
- Työnantajabrändin kehittäminen: Haluttu työnantajamielikuva helpottaa rekrytointiprosessia.
- Oikeiden kanavien valitseminen: Harkitusti valittu yhdistelmä esim. ilmoitushakuja, suorahakuja, sosiaalisen median kanavia ja yhteistyöverkostoja.
- Ehdokaskokemuksen tärkeys: Jokaiseen hakijaan panostetaan viestinnän ja palautteen kautta.
Kun rekrytointiprosessi on systemaattinen, läpinäkyvä ja vuorovaikutteinen, paranevat onnistumisen mahdollisuudet merkittävästi.
Minkälainen osaaminen täydentää meitä nyt ja tulevaisuudessa?
Joskus saattaa tuntua, että rekrytoinnit ovat pelkkää tulipalojen sammuttelua korvausrekrytointien muodossa. Strategisempi ote rekrytointeihin ja systemaattinen rekrytointiprosessin kehittäminen antavat meille enemmän pelivaraa tulevaisuuteen.
Vuosittain olisi hyvä pohtia myös koko henkilöstön tilannetta. Minkälaista osaamista meillä on tällä hetkellä? Mitä osaamista tarvitsemme (lähi)tulevaisuudessa? Onko tätä osaamista mahdollista saada koulutusten vai rekrytointien kautta? Mitä tapahtuu, jos yksi avaintekijöistä irtisanoutuu?
Strateginen rekrytointiprosessi lähtee liikkeelle liiketoiminnan pitkän aikavälin tarpeista:
- Kartoitus: Minkälaista osaamista teillä on jo ja mitä tarvitaan (lähi)tulevaisuudessa?
- Skenaariot: Miten varmistatte toiminnan jatkuvuuden, jos joku avaintekijöistänne siirtyy toiseen yritykseen tai jää pitkälle vapaalle?
- Kehitys ja koulutus: Onko tarpeellista osaamista mahdollista saavuttaa sisäisten koulutusten avulla vai tarvitaanko ulkoinen rekrytointiprosessi?
Osaajapoolin rakentaminen on erinomainen keino helpottaa tulevaisuuden rekrytointeja. Kun kohtaatte potentiaalisia hakijoita pitkin vuotta – esimerkiksi LinkedInin kautta – voitte kutsua heidät keskusteluun, vaikka konkreettista tarvetta ei juuri nyt olisikaan. Tämä tulee kuitenkin viestiä avoimesti ehdokkaalle, jotta odotukset pysyvät selkeinä. Näin teillä on valmiiksi kontakteja, kun rekrytointiprosessin käynnistäminen tulee ajankohtaiseksi.
Rekrytointiprosessi ja rekrytoinnin aloittaminen
Roolin ja tehtävän määrittäminen on rekrytointiprosessin kriittisin vaihe. Kun tähän käyttää rekrytointiprosessiin osallistuvien kanssa aidosti aikaa keskustellen ja tiedätte, mitä olette etsimässä, rekrytointi helpottuu huimasti. Käykää läpi työnkuvaa esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:
- Mitä tulevan kollegan vastuulla on?
- Mitä tavoitteita uudelle kollegalle asetetaan ja miten niitä mitataan?
- Mikä osaaminen tai koulutus on pakollista tehtävän menestyksekkään hoitamisen kannalta?
- Mikä osaaminen, koulutus, taito tai sertifikaatti olisi eduksi tehtävän menestyksekkään hoitamisen kannalta?
- Minkälainen henkilö ei sovellu tähän tehtävään?
- Työnkuva konkreettisesti (kirjoittakaa ylös)
- Tehtävän palkkahaitari
Mieti tarkkaan kenet otat mukaan rekrytointiprosessiin
Pohtikaa, keiden olisi hyvä osallistua rekrytointiprosessiin. Tyypillisesti esihenkilö, HR:n edustaja sekä jossain kohtaa tiimiläinen ovat mukana rekrytointiprosessissa. Ennen rekrytoinnin julkaisua on hyvä käydä myös aikataulut läpi ja varata kalenterista aikaa keskusteluhetkille sekä mahdollisten hakemusten läpikäynnille.
Tässä vaiheessa on myös hyvä kysyä organisaationne sisällä tiimiläisiltä, tunteeko joku henkilöä, joka vastaisi työnkuvan odotuksiin (talon sisältä tai ulkopuolelta). Verkostojen tai osaajapoolin kautta uusi kollega voi löytyä yllättävänkin nopeasti! Jos omista verkostoista ei tähän hetkeen kuitenkaan löydy mahdollista tulevaa kollegaa, on aika viestiä ulospäin.
Rekrytointiprosessi ja sopivien toimintatapojen valinta
Kun roolista lähdetään viestimään ulospäin, voit miettiä, mitä itse haluaisit tietää uudesta työmahdollisuudesta? Ympäripyöreää höttöä, konkretiaa vai jotain siltä väliltä?
Hakuilmoitus, suorahaku vai näiden yhdistelmä?
Jos tiedätte heti alkuun, että tarvitsemaanne osaajaa on vaikea löytää tai tarvitsette osaajan nopealla aikataululla - kannattaa pohtia suorahaun mahdollisuutta. Se nopeuttaa rekrytointiprosessia ja pääsette tavoittelemaan juuri teitä kiinnostavia osaajia.
Toisaalta myös hakuilmoitukset ja hybrid-haku saattavat toimia hyvin. Hakuilmoituksen julkaisu tavoittaa erityisesti sellaiset osaajat, jotka eivät ole Linkedinissä. Hybrid-haussa hakuilmoituksen julkaisun lisäksi, hakijoihin lähdetään ottamaan myös proaktiivisesti yhteyttä.
Mieti mikä saa ihmiset kiinnostumaan
Vakioasiat, jotka ihmisiä kiinnostavat aina, ovat työnkuva, palkkaus, johtaminen sekä työpaikan kulttuuri, sijainti ja etätyömahdollisuudet. Houkutteleva hakuilmoitus on sekä informatiivinen että todenmukainen ja sieltä löytyvät kaikki ihmisiä useimmin mietityttävät asiat.
Rekrytoija tai ehdokas ei hyödy siitä, että mahdollista palkkahaitaria tai etätyökäytäntöjä pitää lähteä selvittelemään puhelimitse, kun nämä tiedot pystyttäisiin laittamaan jo hakuilmoitukselle. Informatiivinen hakuilmoitus säästää niin ehdokkaan kuin rekrytoijan aikaa ja tähän kannattaa myös panostaa.
Laita siis hakuilmoitukseen (tai suorahaussa kontaktointiviestiin tai -videoon) ainakin seuraavat asiat:
- Työnkuva konkreettisesti
- Työnantajasta tietoa, lisäksi on kiva lukea esihenkilöstä & tiimistä
- Palkkahaitari, edut, sijainti, etätyökäytäntö
- Rekrytointiprosessin aikataulu
- Yhteystiedot
Järjestä aikataulu tilanteen vaatimalla tavalla
Jos aikataulut meinaavat olla tiukilla, yksi erinomainen tapa viestiä ehdokkaiden suuntaan on ns. kyselytunnin järjestäminen hakuaikana. Ehdokkaat voivat anonyymisti osallistua esim. 30min pituiseen webinaariin, jossa esihenkilö ja tiimiläinen vastaavat kysymyksiin työtehtävästä sekä kertovat teistä työnantajana. Tällä tavalla ihmiset pääsevät tutustumaan teihin, kysymään mietityttäneitä kysymyksiä ja te pystytte vaikuttamaan erinomaisesti työnantajakuvaanne. Nykyään myös rekrytointijärjestelmät mahdollistavat esim. chat-yhteyden rekrytointia hoitavan henkilön kanssa sekä tarjoavat helpompia tapoja hakea työpaikkaa.
Hakemusten käsittely ja viestintä
Hakemusten käsittelyä helpottaa, kun teillä on tiedossa selkeät (ja realistiset, ei etsitä niitä yksisarvisia!) odotukset. Kun kutsutte henkilöitä haastatteluun, on yhtä tärkeää muistaa viestiä myös ei valituksi tulleille. Jos hakemuksia ei ole paljoa, ehdokkaalle on arvokasta saada palautetta personoidusti, miksei tämä tullut valituksi.
Jos päättää kuitenkin lähettää laajemmalla jakelulla viestin, siitä olisi hyvä löytyä selkeät perustelut, mitä asioita painotitte valinnoissa rekrytointiprosessin seuraavaan vaiheeseen sekä mahdollisuus ottaa yhteyttä, jos jokin rekrytointiprosessissa jäi mietityttämään.
Hakemukset kannattaa vastaanottaa aina yhteen rekrytointijärjestelmään, jossa hakemuksia on helppo käsitellä. Mikäli hakemuksia löytyy eri henkilöiden sähköposteista ja useammasta rekrytointijärjestelmästä, inhimillisten virheiden määrä lisääntyy ja hakijakokemus voi kärsiä, kun hakijoille viestitään eri aikaan tai unohdetaan viestiä kokonaan.
Rekrytointiprosessi ja toimivan keskustelurungon rakentaminen
Haastattelut ovat (tai niiden ainakin tulisi olla) keskusteluita, joissa molemmat osapuolet arvioivat toisiaan. Kysymysten tykittäminen ehdokkaan suuntaan lähes happea vetämättä ei ole tätä päivää.
Valmistelkaa keskustelurunko hyvissä ajoin ennen ensimmäisiä haastatteluita ja pohtikaa kysymysten kohdalla, mitä lisäarvoa tämä kysymys tuo? Mitä me haluamme selvittää ja mikä on meille olennaista tämän tehtävän kannalta? Toivottavasti on sanomattakin selvää, että kysymykset perhesuhteisiin, harrastuksiin ym. liittyen ovat kiellettyjä.
Nykyajan rekrytoinnissa on keskeistä olla aidosti läsnä ja osoittaa kiinnostusta ehdokasta kohtaan. Muistakaa:
- Älkää multitaskatko haastattelun aikana.
- Kertokaa selkeästi, mitä odotatte kyseisessä keskustelussa käytävän läpi.
- Antakaa palautetta haastattelun päätteeksi tai viimeistään seuraavassa viestinnässä.
Jos pystytte kertomaan ehdokkaalle jo ennen haastattelua mitä asioita tulette käymään läpi, ehdokas pystyy valmistautumaan vielä paremmin ja tästä on saatu vuosien varrella hyvää palautetta. Selkeä viestintä saa aina kiitosta!
Rekrytointiprosessin päätös – tarjouksen tekeminen sekä ei kiitos -viestintä
Hyvä perusperiaate on, että jokaiselle haastatellulle soitetaan haastattelun jälkeen rekrytointiprosessin tuloksesta, olipa se kielteinen tai myönteinen. Puhelussa pääset jättämään vielä positiivisen kuvan itsestäsi sekä työnantajasta ehdokkaan suuntaan.
Muista, että muutoksia voi tulla aina
Tarjouksen hyväksynyt ehdokas onkin saanut vastatarjouksen nykytyönantajaltaan, jonka ottaa vastaan tai henkilökohtaisessa elämässä on tapahtunut muutoksia, jonka vuoksi uuden työn aloittaminen ei tunnukaan niin ajankohtaiselta. Jos näin käy, on helpompi palata jo kielteisen päätöksen saaneille ehdokkaille, kun viestinnän on hoitanut läpinäkyvästi sekä reilusti.
Aloita perehdytys heti
Tarjouksen allekirjoittamisen ja ensimmäisen työpäivän välillä oleva aika kannattaa käyttää hyödyksi.
Ennen ensimmäistä työpäivää uusi työntekijä miettii, moneltako tulee olla paikalla, kuka minua on vastassa, mihin parkkeeraan auton, otanko eväät mukaan, entäpä sisäkengät, kerkeänkö hakea lapseni päiväkodista klo 15.30 ja ylipäätään mihin kaikkeen tulee varautua. Asetu siis uuden työntekijän asemaan, ennakoi ja lähetä paras infoviesti uuden työsuhteen aloittamiseen liittyen, mitä tuleva kollegasi on ikinä saanut!
Pienillä asioilla pystyt vaikuttamaan suuresti tulevan kollegan fiilikseen aloittaa uudessa työssä. Kun uusi työkaveri tietää mitä odottaa ensimmäiseltä työpäivältä tai jopa ensimmäiseltä työviikolta, on varmasti mukavampi astua työpaikan ovesta sisään.
Rekrytointiprosessin vaiheet tiivistettynä
Loppuun vielä tiivistelmänä, mitä vaiheita moderni rekrytointiprosessi sisältää:
- Roolin määrittely: Mitä haetaan, millä taidoilla ja missä aikataulussa.
- Rekrytointiprosessin toimintatavan valitseminen: Suorahaku, hybridhaku tai perinteinen ilmoitushaku.
- Hakuilmoituksen kirjoittaminen ja julkaiseminen (tai suorahaun käynnistäminen).
- Hakemusten käsittely ja viestintä ehdokkaille.
- Haastattelut: Yksi tai useampi kierros, mahdolliset testit tai soveltuvuusarvioinnit.
- Päätös: Tarjous ja “ei kiitos” -viestintä.
- Preboarding ja perehdytys: Kehystää uuden työntekijän sujuvan aloituksen.
Rekrytointi on investointi tulevaisuuteen
Rekrytointi ei ole pelkkä prosessi – se on strateginen mahdollisuus rakentaa tulevaisuuden menestystä. Kun panostatte selkeään roolin määrittelyyn, läpinäkyvään viestintään, laadukkaaseen ehdokaskokemukseen ja huolelliseen perehdytykseen, luotte vankan pohjan sekä organisaationne kasvulle että työntekijöiden sitoutumiselle. Ihmiset ovat yrityksenne tärkein voimavara, ja jokainen rekrytointi on mahdollisuus löytää juuri teille sopiva tekijä, joka vie organisaatiotanne eteenpäin.
