Palautteen antaminen - miten ja miksi?
Onko palautteen antaminen yksin esimiehen vastuulla? Miten palautetta kannattaa antaa ja miksi? Palautetta kannattaa harjoitella antamaan ja vastaanottamaan. Palautteen antamisen kulttuurin rakentaminen organisaatioon on luonteva osa hyvää työyhteisöä ja avaa ovia kehittymiselle.
Miksi palautetta kannattaa antaa? 
Palaute kannustaa ja motivoi ihmisiä. Työntekijät haluavat kuulla, mitä asioita tekevät oikealla tavalla ja ovatko työntekemisessä oikealla polulla. Palautetta saadessaan, työntekijä kokee olevansa arvostettu osa työyhteisöä. Palaute ei tuo ainoastaan hyötyjä yksilötasolla, vaan myös yhteisötasolla. Sen avulla luodaan me-henkeä työyhteisöön ja se vie koko organisaatiota eteenpäin. Palaute on siis luonteva osa hyvää työyhteisöä.
Kenen vastuulla on antaa palautetta?
Monet ajattelevat, että esihenkilöillä on vastuu antaa palautetta tiimiläisilleen ja tiimiläiset vastaavasti antavat palautetta toisilleen. Jokainen organisaatiossa on kuitenkin vastuussa tästä, sillä myös johtajat kaipaavat palautetta alaisiltaan. Tällaiselle alhaalta ylöspäin tulevalle palautteelle tulisi olla oma paikkansa ja aikansa, koska se harvoin on luonteva osa työyhteisön toimintaa. Joskus esihenkilöillä on vaikeutta toteuttaa palautteen antoa, joten autammekin esihenkilöitä kehittymään tässä esihenkilö -valmennuksemme avulla.
Miten lähteä kehittämään palautteen antamisen kulttuuria organisaatiossa?
Jos haluat viedä palautteen antamisen kulttuuria eteenpäin työyhteisössä, erittäin toimiva tapa on alkaa itse pyytämään palautetta aktiivisesti. Samalla kannattaa keskustella myös siitä, miten eri ihmiset haluavat vastaanottaa palautetta, koska yksi tapa ei toimi kaikille. Osa haluaa palautteen kahden kesken, toisille ryhmätilanne on ok. Joku tykkää kirjallisesta palautteesta ja jollekin taas suullisesti annettu toimii paremmin. Jokainen voi myös lähteä omalla tahollaan havainnoimaan työyhteisöä ja työkavereiden fiiliksiä. Jos jollain on otsa kurtussa, voi kysyä mitä on tapahtunut. Jos taas toinen iloitsee hymyissä suin, on siihen mahdollista lähteä mukaan ja kannustaa. Kun itse alkaa antamaan palautetta, vahva uskomme on, että sitä tulee itsekin saamaan. Riittää, että edes yksi henkilö alkaa aidolla asenteella rakentamaan palautteen antamisen kulttuuria organisaatiossa. Autamme myös yrityksiä toteuttamaan tätä valmennuksemme – työelämävalmennus – avulla.
Miten voi harjoitella palautteen vastaanottamista?
Monet sanovat haluavansa saada suoraa palautetta, mutta aina sen vastaanottaminen tai aidosti sisäistäminen ei ole niin yksinkertaista kuin mille se kuulostaa. Palautteen vastaanottamistakin voi onneksi harjoitella. Erityisesti palautteen herättäessä negatiivisia tunteita, kannattaa havainnoida tilannetta – miksi toisen sanat tuntuvat minusta juuri tältä eikä lähteä heti puolustelemaan tai reagoimaan? Kun tuntee itsensä ja omat arvonsa, osaa helpommin peilata tilannetta. Itse voi tehdä tietoisia päätöksiä siitä, mitä asioita haluaa tehdä eri tavalla kuin mihin on tottunut – nyt en sanokaan tai reagoikaan näin, vaan kokeilen jotain muuta. Halutessaan, meistä jokainen pystyy kehittymään yksilönä. Saitpa sitten rakentavaa tai positiivista palautetta, kokeile rohkeasti ottaa se vastaan ja kiitä palautteen antajaa.
Miten palautetta kannattaa antaa?
Vuorovaikutustaidot korostuvat palautetta annettaessa. On hyvä tiedostaa ja tuntea kenelle antaa palautetta, millä tavalla sen tekee ja mitkä ovat henkilön arvot. Palaute kannattaa kohdistaa tekemisen kautta, sillä henkilökohtaisiin piirteisiin puuttuminen voi synnyttää ikäviä tunteita vastaanottajassa. Myös suhde palautteen antajalla ja vastaanottajalla on isossa roolissa. Jos luottamusta ei ole vielä syntynyt, palautetta saattaa olla vaikeampi vastaanottaa. Silloin ei kannata alkaa osoittamaan sormella vaan ilmaista, että haluaa auttaa henkilöä kehittymään ammatillisesti. Palautteen tarkoitus ei ole siis syyllistää vaan kehittää. Ehkä parempi on miettiä yhdessä mitä kohtia voisi kehittää, jotta onnistuisi paremmin ensi kerralla. Syyllisten etsiminen aiheuttaa ongelmakehässä pyörimisen, josta voi olla vaikea päästä pois. Tämän takana ei ole yleensä pahuus. Hankalissa tilanteissa onkin hyvä muistaa se periaate, että ihmiset haluavat lähes kaiken aikaa onnistua työelämässä.
Rakennetaanko palautteen annon kulttuuri organisaatioonne? Ota yhteyttä Vappuun, juttelemme mielellämme lisää aiheesta!
