Vinkit onnistuneen palaverin pitämiseen - mitä fasilitointi on?

Fasilitoitu tilaisuus on hyvin suunniteltu, valmisteltu ja toteutettu. Fasilitointi alkaa hyvissä ajoin ennen varsinaista h-hetkeä. Tilaisuuden vetäjäksi tahdottu henkilö ottaa selvää tavoitteesta ja tarkoituksesta, pohtii sen mukaan fasilitoinnin tilaisuuteen ja huolehtii, että kaikki osallistujat ovat saaneet tarpeellisen orientaation aiheeseen. Hän vie tilaisuuden tavoiteltuun maaliin ja huolehtii, että osallistujilla on jälkeenpäin saatavilla tarvittava, dokumentoitu tieto. 

Kuka sitten on tämä mystinen tilaisuuksien onnistuva vetäjä? Hän on fasilitaattori, ohjaaja, tilaisuuden vetäjä. Fasilitoijahan on itseasiassa kätilö. Toden totta: hän pitää huolta, että tilaisuus sujuu, soljuu eteenpäin ja osallistujilla on turvallista olla. Ja että tavoitteeseen päästään. Vastuullinen rooli, johon tarvitaan ammattitaitoa.  

Niin mitä se fasilitointi on? Se on suunnitelmallista ja tuottoisaa yhdessä tekemisen varmistamista. Fasilitaattorit mahdollistavat luovat ja tuottoisat palaverit monimuotoisesti ja osallistujat mukaan ottaen. Pohditut menetelmät ja varmistus, että valittu metodi sopii aiheeseen. Fasilitoija ei lähde ilotulittelemaan menetelmien viidakkoon, vaan laatu korvaa määrän menetelmissäkin.  

Helpot vinkit

Mistä lähteä liikkeelle: 

• Selvitä ensin tavoite ja tarkoitus tapaamiselle
  – miksi kokoonnumme, mitä hyötyä tästä on 

• Laadi agenda aikataululla ja aiheilla ja pohdi onko tarvetta ennakkomateriaalille
  – kellotus on tärkeä osa, voinet joutua priorisoimaan! 
• Pohdi osallistujat ja tee selkeä roolitus, monimuotoisuus huomioiden  

Mitä tehdä ennen tilaisuutta: 

• Lähetä ajoissa agenda ja tilaisuuden tarkoitus sekä mahdolliset
  ennakkovalmistautumiset
  tiedoksi osallistujille 
• Luo fasilitointi eri osiin: alkulämmittely, aiheen käsittely, jäähdyttely 
• Mieti koko tilaisuuden dokumentointi 

Nyt vain tilaisuutta kohti ja toteuttamaan suunnitelmaa! Hengähdä!